Reuniones Inteligentes

En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas. El principal culpable de la inadecuada gesti?n del tiempo suele ser la falta de organizaci?n y priorizaci?n. Para evitar este problema es necesario que los responsables de convocar una reuni?n sean capaces de planificarla previamente. El primer paso debe ser determinar cu?les van a ser los motivos principales de convocarla (p.e: dar informaci?n, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones...) y definir los objetivos que se pretenden alcanzar.Una reuni?n de trabajo resulta econ?micamente costosa para la empresa. Si queremos hacer un c?lculo aproximado de su coste debemos completar la siguiente f?rmula: Puede haber otras alternativas econ?micas y eficientes, como por ejemplo realizar un panel de expertos o videoconferencias mediante Skype, Google Hangout, ZOOM, go to meetings y muchos mas Una vez que hayamos determinado que verdaderamente es necesario que realicemos una reuni?n deberemos proceder a planificarla adecuadamente. A continuaci?n, te ofrecemos algunos consejos que te ayudar?n a planificar, dirigir y coordinar reuniones de trabajo para que sean verdaderamente efectivas: 1. Antes de la reuni?n: Prepararla con tiempo suficiente.Seleccionar adecuadamente a las personas que participar?n. S?lo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.Crear un planning de la reuni?n. En este documento se especificar? el motivo de la reuni?n, los objetivos a conseguir, los temas que se tratar?n, los tiempos que se dedicar?n a cada cuesti?n...Convocar con antelaci?n suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.Enviar el planning a todos los participantes.2. Durante la reuni?n: Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. El tiempo es oro!Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicar? la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reuni?n, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondr? el m?todo de trabajo a seguir as? como las normas de participaci?n e intervenci?n.Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar s?ntesis en cada etapa.Tratar en medio de la reuni?n los temas m?s importantes.El director o coordinador de la reuni?n debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresi?n en el desarrollo de la reuni?n. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participaci?n activa de los asistentes, de esta forma sacaremos m?s provecho a su asistencia.No dejar que algunos se impongan y acaparen la reuni?n, ya que esto podr?a afectar negativamente al clima positivo de comunicaci?n y cooperaci?n que debemos tratar de crear y mantener.3. Al finalizar la reuni?n: Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios...Sintetizar las conclusiones esencialesResumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.Agradecer la participaci?n de los asistentes.4. Despu?s de la reuni?n: Confeccionar un sumario de la reuni?n que se enviar? a todos los participantes durante los d?as siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones m?s importantes, los acuerdos adoptados...Si fuera necesario se convocar?a a los asistentes a la siguiente reuni?n .

Author: Natanael Valenzuela

Publisher: Independently Published

Publication Date: 44317

Number of Pages: 220 pages

Binding: Business & Economics

ISBN-10:

ISBN-13: 9798749237931